דו"ח פעילות ועדת הביקורת, ארגון גמלאי דיסקונט

נמסר ע"י ועדת הביקורת.

להלן עידכון מישיבות ועדת הביקורת של ארגון גמלאי דיסקונט וסיכום החלטותיה.

חברי ארגון יקרים,
אנו מטפלים כעת במגוון נושאים, ומצאנו לנכון לעדכן אתכם בשלב זה בנושא עיקרי אחד - תלונות - יחד עם מספר הערות כלליות בהמשך.

* א. דו"ח בחינת תלונות:

במהלך מחצית השנה האחרונה, בחנו תהליכי טיפול בתלונות וכן תלונות של חבר ועד, שהועברו אלינו. להלן סיכום הממצאים וההמלצות:

1. תהליך טיפול בתלונות חברי הארגון

1.1 כללי:

בהתאם לנוהל מינואר 2010 הוחלט להפעיל תפקיד חדש בארגון: "ממונה על פניות הציבור", במטרה לקבוע כתובת אחת אליה יפנו חברי הארגון בכל בעיה ונושא, המצריכים טיפול או התייחסות.
נקבעו גם אמצעי פניה: פאקס, דואר, דואר פנימי ודוא"ל (כתובת אינטרנט ייעודית). סוכם בנוהל שכל פניה תתועד ותמוספר. הפונה יקבל עליה אישור קבלה, ותהיה התייחסות תוך 48 שעות.

1.2 ממצאים והמלצות:

א. לא היה פרסום נאות לגבי קיום פונקציה של ממונה על פניות הציבור ודרכי יצירת הקשר אליו. הסתבר לנו שרו"ח ישראל טייר משמש בתפקיד זה.
ב. בהמשך לפנייתנו, פרסם הוועד בחוזר ספטמבר את דבר תפקודו של רו"ח ישראל טייר, כממונה על פניות הציבור ודרכי ההתקשרות אליו.
ג. בהקשר לכך לא יושמה עדיין בקשתנו להקצותE-MAIL ואפשרות למשלוח בדואר פנימי, בנוסף לטלפון ופאקס. אנו סבורים כי חשוב מאד שיהיה מייל ייעודי לפניות אליו, כנדרש בנוהל. נבהיר כי פאקס הינו אמצעי מיושן שגם לא נמצא ברשות חלק מהחברים וגם אינו מבטיח תיעוד נאות של הפניה.
ד. אנו מבקשים לפרסם באתר את נוהל הפניה לממונה על פניות הציבור.
ה. כל מגיש תלונה רשאי להעביר עותקים לידיעת גורמים אחרים, בנוסף לממונה על פניות הציבור (חברי ועד וחברי ועדת ביקורת).
ו. תלונות, במקרה שהנושא לא הוסדר באופן נאות, יועברו לוועדת הביקורת.
ז. אנו ממליצים לקבוע סעיף חדש בתקנון בו יקבע: "ימונה לתפקיד נציב פניות הציבור, חבר ארגון שאינו ממלא תפקיד אחר". יוגדר גם שבאחריותו לטפל בכל סוגי התלונות של חברי הארגון (למעט תלונות של חברי הוועד). אפשר לשקול שהממונה יבחר אחת לשנתיים באסיפה הכללית.

2. טיפול בתלונות חבר וועד:

2.1 רקע כללי:

ועדת הביקורת טיפלה במספר תלונות בהקשר לתפקוד הוועד, אשר הועברו אליה על ידי אחד מחברי הוועד. הנושאים לובנו עם המלין ועם נציגי הנהלת הוועד, והמסקנות וההמלצות להלן הם על דעת כלל המעורבים.

2.2 מסקנות והמלצות:

א. ישיבות הוועד יתקיימו אחת לחודש לפחות, כנדרש בתקנון.
ב. לפני כל ישיבה יהיה ברשות כל חברי הוועד פרוטוקול ישיבה קודמת, וסעיף ראשון בכל ישיבה יתייחס לאישור פרוטוקול קודם (לרבות הערות תיקון בגינו).
ג. זכותו של כל חבר ועד לקבל כל מסמך שבמשרד הוועד (למעט נושאים רגישים, כמו פרטי נזקקים והטיפול בהם).
ד. לוועד סמכות מלאה לקבל החלטות אשר עשויות לשנות תהליכי עבודה קיימים, לרבות נהלים. במקרים אלה יש להציג ללא דיחוי נוהל עדכני, המשקף את השינוי לאישור כלל חברי הוועד ולדאוג לשמירת עותק נוהל הישן.
ה. סוכם להקצות לפקידה חדשה שנקלטה במשרדי הוועד, מייל אשר יהיה המייל של הארגון לפניות חברים. זאת בנוסף למייל הקיים שאביזוהר הקצה לטובת הארגון, ולעדכן בנדון את חברי הארגון. עדיין לא יושם.

2.3 סיכום:

הטיפול בתלונות חברי הוועד הוא בסמכות ועדת הביקורת. ועדת הביקורת מאמינה כי לאחר חבלי הלידה ובעיות לוגוסטיות, אשר תרמו למספר תקלות ואי הבנות, תגובש מסגרת פעילות נאותה בין כל חברי הוועד שנבחרו, לטובת הארגון שבחר בהם.

3. תלונות גורמים חיצוניים:

ועדת הביקורת דנה בסוגיית תלונות של גורמים חיצוניים שונים, כמו, ספק עמו התקשר הוועד או גורמים חיצוניים אחרים שהיו מעורבים בפעילויות שונות.
מומלץ שהפניה תהיה לממונה לפניות הציבור, אשר ינתב אותה לפי העניין, אך אחד הגורמים אליהם יעביר הממונה עותק מהתלונה, יהיה וועדת הביקורת.
הוועד מתבקש לדון בהמלצה ולקבל החלטה בנדון.

* ב. מספר הערות בנושאים אחרים:

1. גיבשנו מזכר מפורט הדן בהמלצות לשינויים בתקנון והעברנו אותו זה מכבר לחברי הוועד. נציין כי גם ועדת הבחירות העבירה הצעות. אנו מקווים שבקרוב תתקיים ישיבה של הוועד, בה נציג את הצעותינו. אנחנו מתכוונים גם לעדכן אתכם בהמשך.
נדגיש כי במצב הקיים, כל חבר ארגון רשאי להגיש הצעות ואנו מציעים כי תשקלו זאת. עם זאת, רק לוועד יש סמכות להחליט איזה שינויים יוצגו באסיפה הכללית, מתי יוצגו ובאיזה נוסח.
2. אנו בודקים עתה סעיפי הוצאות שונים המתייחסים למחצית השנה הראשונה.
3. התחלנו בבחינת הפעילות של הקרן לעזרה הדדית.

בברכה, ועדת הביקורת