דוח שנתי 2018 של ועדת הביקורת

נמסר ע"י שמואל גלייזנר - יו"ר ועדת הביקורת.

מסמך זה כולל שפע נושאים, כגון כספי הפניקס, תקנון הארגון, בדיקות שוטפות וסיכום נושאים עליהם כבר דיווחנו בעבר. הנושאים המפורטים מטה הם אלה שהוועד עודכן כבר בגינם - חלקם טופל וחלקם טרם טופל.

גמלאיות וגמלאים יקרים,

ועדת הביקורת טיפלה במספר רב ביותר של נושאים השנה. מסמך זה כולל  שפע נושאים, כגון: כספי הפניקס, תקנון הארגון, בדיקות שוטפות וסיכום נושאים עליהם כבר דיווחנו בעבר. הנושאים המפורטים מטה הם אלה שהוועד עודכן כבר בגינם - חלקם טופל וחלקם טרם טופל.

לגבי נושאים אחרים שנבדקו, ביקשנו תגובת הוועד לטיוטות לפני פרסומן.

בנוסף לפרסום באתר והפצה בדיוור ישיר, אנו נבקש כי כמות סבירה של תדפיסי מסמך זה יהיו באולם האסיפה הכללית ב- 6 לינואר 2019.

א. נושא מספר 1 - כספי הפניקס:

בישיבת ועדת הביקורת מ-15 לאוקטובר 2018 כתבנו כדלקמן:

"מעשית אין לוועדה סמכות לכפות על הוועד החלטה כזו או אחרת, כל עוד נתקבלה על פי כללים נאותים. עם זאת, סבורה הוועדה כי נושא טעון כזה, אשר היו לו הדים מאד לא מכובדים, צריך ללבן ולסכם באסיפה כללית ובשלב זה להקפיא את הכספים. פרוטוקול הדיון הועבר לוועד".

נציין כי ההחלטות על הוצאות כספים מכספי הפניקס, קיבלו ביטוי נאות בפרוטוקולים של הוועד. עם זאת, לא ראינו חוות דעת משפטית ברורה,  המאשרת שהכספים הם בכלל בבעלות הוועד, ו/או המאשרת הוצאת הכספים  על ידי הוועד.

לאור האמור לעיל, והדעות השונות שהובעו בנדון על ידי מספר לא מבוטל של חברים בארגון, לדעתנו, מן הראוי היה לגעת בכספים אלה רק לאחר אישור האסיפה הכללית של הארגון.

אי לכך, עד שהנושא ילובן, אנו מבקשים להקפיא השימוש.

ב. נושא מספר 2 - המלצות לשינויים בתקנון:

לאחר בחינה מעמיקה של התקנון הקיים, הגיעה ועדת הביקורת למסקנה כי נדרשים שינויים חשובים בתקנון, בחלקם דחופים. הדגשנו זאת כבר בפגישה הראשונה עם חברי הוועד בינואר 2018 ושלחנו פניות והמלצות לחברי הוועד ביולי השנה. במקביל, גם ועדת הבחירות זיהתה נושאים לטיפול והעבירה מסמך בו זמנית. נציין כי בכוונתנו בשנת 2019 לבחון את קבצי הנהלים ולהערכותינו יידרשו גם כאן שינויים משמעותיים.

בנובמבר נענה הוועד לפנייתנו ובעקבות דיון החליט להקים מטעמו ועדה בנדון.

בהמשך יצא חוזר מטעם הוועד, לפיו הצעות לשינויים בתקנון יוצגו באסיפה מיוחדת במהלך 2019.

להלן התייחסות ועדת הביקורת לעניין:

1. כללי
לוועד הנבחר ישנן סמכויות ביצוע נרחבות לגבי מכלול הפעילויות בארגון.
כל עמותה מגבשת תקנון אשר יבטיח ארגון דמוקרטי, תוך איזון נאות בין גופי הביצוע, לעקרונות ונהלים מחייבים, התואמים את המטרות למענם הוקם הארגון וקביעת ישויות בקרה בלתי תלויות.

לדעתנו, התקנון במתכונתו הקיימת, לא מבטיח באופן נאות שקיפות ואי תלות, ועלול לגרום לשמועות לא מבוססות ודיוני סרק וניצול לרעה של סמכויות.

2. ועדת ביקורת (סעיף 28 בתקנון וסעיפים אחרים):
אחד הארועים המאד לא מכובדים באסיפה הכללית האחרונה, היה תהליך הבחירה של חברי ועדת הביקורת כמו גם של ועדת הבחירות. ההצבעה בוצעה בהרמת ידים בשולי ארוע האסיפה כשנותר מיעוט אנשים באולם.

יתרה מזאת, לא הגיוני שהוועד יציע מועמדים לוועדת הביקורת, האמורה לבדוק אותו. אנו רואים חשיבות עליונה שבבחירות הקרובות תהיינה בחירות  חשאיות לחברי ועדת הביקורת, במתכונת זהה לבחירת חברי הוועד.

לסיכום, אנו מבקשים לשנות משמעותית מספר נושאים המופיעים בסעיף זה, כדלקמן:

2.1 סעיף 28.2 – לבטל – כלומר, לא הוועד יציע בפני האסיפה את מועמדי ועדת ביקורת, אלא חברים המעונינים יפנו לוועדת בחירות על פי אותם כללים כמו מועמדים לחברי הוועד.

2.2 סעיף 28.4: נדרש שינוי ל: "נהלי הבחירה של חברי ועדת הביקורת יהיו זהים לאלה של בחירת חברי הוועד", לרבות קביעת ממלאי מקום (בהתאמה לאזורי הבחירה).

להוסיף סעיפים:

2.3 סעיף 28.7 - ועדת הביקורת תטפל באופן ישיר ומלא בכל תלונה או בקשת בדיקה של חבר או חברים בוועד הנבחר בוועדות שמונו על ידו וגורמים חיצוניים לארגון.

2.4 סעיף 28.8 - אבן היסוד בפעילות ועדת הביקורת הוא שיתוף הפעולה וקבלת כל מידע רלוונטי בגין פעילות הוועד הנבחר, מוסדותיו, הוועדות שמונו על ידו ונתונים כספיים ואחרים (לרבות כל מידע ארכיוני מהשנים הקודמות). יחד עם מסגרת התייחסות נאותה ותגובה להמלצות  ועדת הביקורת. החלטות ופרוטוקולי ישיבות ועדת הביקורת יועברו לוועד באופן שוטף והוועד נדרש לדון בהם.

2.5 סעיף 28.9 - חבר ועדת ביקורת לא יפרסם בפומבי ובאופן ישיר או עקיף, את דעותיו האישיות או ביקורתו, על מעשיו או החלטותיו של הוועד. עם זאת, ועדת הביקורת אוטונומית להחליט על אופן הפרסום והדיווח על פעילותה,  במכלול אמצעי הקשר אשר חברי הארגון פעילים בהם (לרבות האתר והדיוור הישיר), זאת בנוסף לדיווחים הנדרשים על פי סעיף 5.4.

 2.6 סעיף 30 בתקנון - דן  בהוצאות חברי ועד. חברי ועדת ביקורת זכאים להחזר הוצאות בקשר למילוי תפקידם, בהתאמה לכללים החלים על חברי הוועד. תשלום ההוצאה יאושר על ידי יו"ר ועדת ביקורת.

מן הראוי לציין כי קיים גם כיום הסדר, לפיו נציגי חיפה וירושלים מקבלים החזר תחבורה ציבורית לתל אביב ומונית מתל אביב למועדון הגמלאים ביפו.

2.7 סדר יום: מתיחס לסעיף 9.1 - במצב הקיים, הוועד הוא הגורם הבלעדי לקביעת סדר יום באסיפה הכללית. כך שלמעשה נושאים אשר לטעמו עלולים לפגוע במעמדו וסמכותו, עלולים שלא להופיע בסדר היום ולא ניתן יהיה לדון בהם ובוודאי לא להצביע עליהם. מעשית, ברוב רגיל בישיבת הוועד, המלצות לשינוי בתקנון ודרישה לדון בנושאים כמו הפניקס, יכולים לא להיות נדונים.

אנו סבורים כי כדי להבטיח התנהלות דמוקרטית יותר יהיה לפחות גורם בלתי תלוי אחד, שבסמכותו להעלות נושאים לסדר היום וגם לדרוש הצבעה בגינם. לדעתנו, ועדת הביקורת מתאימה לכך ויש לשנות התקנון בנוסח. "ועדת הביקורת רשאית להוסיף נושאים מטעמה ולדרוש שנושאים מסוימים יהיו חלק מסדר היום של האסיפה הכללית או המיוחדת שלא מן המניין  ותתתבצע הצבעה בגינם". יש סיכוי סביר גם שפתרון זה ינטרל יוזמות לאסיפה שלא מן המניין, אשר ועדת הביקורת מוסמכת ליזום (ע"פי סעיף  7.1 בתקנון) ובניגוד לדעת הוועד, תהליך אשר לא יוסיף כבוד לארגון.

3. ועדת בחירות - סעיף 21 - נהלי בחירה זהים לאלה של חברי הוועד (יקבעו גם ממלאי מקום בהתאמה לאזור הבחירה). על ועדת הבחירות לבחון שיפור התהליכים הקיימים.

4. נציב פניות בגין תלונות חברי הארגון - סעיף חדש: ימונה לתפקיד חבר ארגון שאינו ממלא תפקיד אחר בוועד ובוועדות.

5.  ועדת נהלים - סעיף חדש: ימונו על ידי הוועד חברי ארגון שאינם ממלאים  תפקיד אחר בוועד ובוועדות. באחריותם יהיה לוודא כי כל שינוי נוהל מוצע על ידי הוועד, תואם את התקנון, מתייחס באופן הוגן ונאות למגוון החברים בארגון ולא פוגע בכללי מינהל תקין בכלל, ובכל הקשור להתקשרויות או הטבות בפרט. במיוחד תתריע על כל מקרה בו הוועד מתכוון לחלק הטבות לחבריו או ליטול לעצמו סמכויות אשר על פי כללי בקרה פנימית היו מנועים ממנו.

6.  סעיף 16 סמכויות הוועד

6.1 - יש להדגיש כי חל איסור למנוע מחבר ועד  גישה לכל מידע על פעילויות הוועד, לרבות מידע ארכיוני על פעילויות ועדים משנים קודמות.

6.2 - לקבוע כללים מחייבים בגין השתתפות בישיבות.

7. כללי אתיקה סודיות והדחה - לשקול קביעת מקרים, נסיבות ותהליכים להדחת חברים מן הוועד או ועדות אחרות.

לסיכום: אין ברשימה לעיל אתגר משפטי מיוחד לניסוח והבאה להצבעה. נדגיש כי הוועד לא חייב להסכים לדרישות, אך הוא מתבקש להעבירם להצבעה וחברי הארגון יחליטו. עדיף היה כמובן להביא להצבעה ב 6 לינואר 2019 ולא כפי שנמסר לנו על מרץ 2019 כמועד אסיפה כללית מיוחדת והמשאבים הכרוכים בכך.

ג. נושא מספר 3 - בחינת טיולים ונופשונים ושונות:

1. נבדקו 12 תיקי טיולים בארץ. בכולם נמצאו 3-2 הצעות. אין הערות.

2. נבדקו 11 תיקי נופשונים בישראל. במלונות שהם חלק מהרשת, נמצאה הצעה של הרשת. לגבי מלונות אחרים, נמצאו הצעות מ 3-2 סוכני תיירות והנוהל קויים. עם זאת נציין כדלקמן:
- היו חריגות עקב ביקוש יתר. כדאי להוסיף אפשרות זאת לחריגה מתקציב (כולל סבסוד) של אחוז חריגה מותר.
- בתאריך 20 לאוגוסט "טיול לילי למגדל דוד חזיון ומלון", נמצא חבר ועד שהשתתף ללא עלות, למרות בקשת היו"ר לחברי הוועד לשאת בהוצאות  הטיולים.

3. נבדקו 6 תיקים של נופשונים לחו"ל. נמצאו בכולם לפחות 2 הצעות, למעט הטיול לאלבניה. לאור הביקושים הרבים, היה צורך לשבץ גימלאים לקבוצות שאינן גימלאים וגם הם קיבלו סבסוד. מוצע לסכם בנוהל הודעות ללקוחות שקבוצת מתמלאות וכיצד לטפל בחריגים.

4. נבדקו תשלומים למרצים שונים ב- 3 המועדונים. התשלום נע בין 700 ל -1200 ₪, נמצאו אסמכתאות נאותות לתשלומים. עם זאת, יש להקפיד לקבל אישור להרצאות מעל 1000 ₪ כנדרש בנוהל.

5. נבדקו חשבונות הוצאות בגין כריכים בחיפה וירושלים. החשבונות תקינים.

ד'. נושא מספר 4 - דוח בחינת תלונות-מעקב:

נושא זה הופיע בדיווח קודם לחברי הארגון, כולל מה שנכתב שם ומספר עידכונים:

1. תהליך טיפול בתלונות חברי הארגון

1.1 כללי
בהתאם  לנוהל מינואר 2010 הוחלט להפעיל תפקיד חדש בארגון, "ממונה על פניות הציבור", במטרה לקבוע כתובת אחת אליה יפנו חברי הארגון בכל בעיה ונושא המצריכים טיפול או התייחסות.

נקבעו גם אמצעי פניה: פקס, דואר, דואר פנימי ודוא"ל (כתובת אינטרנט ייעודית). סוכם בנוהל, שכל פניה תתועד, תמוספר והפונה יקבל עליה אישור קבלה, ותהיה התייחסות תוך 48 שעות.

1.2 ממצאים והמלצות
א. לא היה פרסום נאות לגבי קיום פונקציה של ממונה על פניות הציבור ודרכי יצירת הקשר אליו. הסתבר לנו שרו"ח ישראל טיר משמש בתפקיד זה.

ב.  בהמשך לפניתנו, פרסם הוועד בחוזר ספטמבר את דבר תפקודו של רו"ח ישראל טיר כממונה על פניות הציבור ודרכי ההתקשרות אליו.

ג. בהקשר לכך, לא יושמה עדיין בקשתנו להקצותEMAIL   ואפשרות למשלוח בדואר פנימי בנוסף לטלפון ופקס. אנו סבורים כי חשוב מאד שיהיה מייל יעודי לפניות אליו כנדרש בנוהל, וכך יהיה עוד תיעוד שהפניה נשלחה.

ד. ביקשנו גם לפרסם באתר את נוהל הפניה לממונה על פניות הציבור (למעשה מן הראוי שכל הנהלים יופיעו באתר).

ה. כל מגיש תלונה רשאי להעביר עותקים לידיעת גורמים אחרים בנוסף לממונה על פניות הציבור (חברי ועד וחברי ועדת הביקורת).

ו. תלונות במקרה שהנושא לא הוסדר באופן נאות, יועברו לוועדת הביקורת.

ז. אנו ממליצים לקבוע סעיף חדש בתקנון בו יקבע: "ימונה לתפקיד נציב פניות הציבור, חבר ארגון שאינו ממלא תפקיד אחר". יוגדר גם שבאחריותו לטפל בכל סוגי התלונות של חברי הארגון (למעט תלונות של חברי הוועד).
אפשר לשקול שהממונה יבחר אחת לשנתיים באסיפה הכללית.

2.  טיפול בתלונות חבר ועד

2.1  רקע כללי
ועדת הביקורת טיפלה במספר תלונות בהקשר לתפקוד הוועד אשר הועברו אליה על ידי אחד מחברי הוועד. הנושאים לובנו עם המלין ועם נציגי הנהלת הוועד והמסקנות וההמלצות להלן, הם על דעת כלל המעורבים.

2.2  מסקנות והמלצות
א. ישיבות הוועד יתקיימו אחת לחודש לפחות כנדרש בתקנון.

ב. לפני כל ישיבה יהיה ברשות כל חברי הוועד פרוטוקול ישיבה קודמת וסעיף ראשון בכל ישיבה יתייחס לאישור פרוטוקול קודם (לרבות הערות תיקון בגינו).

ג. זכותו של כל חבר ועד לקבל כל מסמך שבמשרד הוועד (למעט נושאים רגישים כמו פרטי נזקקים והטיפול בהם).

ד. לוועד סמכות מלאה לקבל החלטות אשר עשויות לשנות תהליכי עבודה קיימים, לרבות נהלים. במקרים אלה יש להציג ללא דיחוי נוהל עדכני, המשקף את השינוי לאישור כלל חברי הוועד ולדאוג לשמירת עותק הנוהל הישן.

ה. סוכם להקצות לפקידה חדשה שנקלטה במשרדי הוועד, מייל נוסף שייועד לפניות חברי הארגון. יושם! 

2.3  סיכום
הטיפול בתלונות חברי הוועד הוא בסמכות ועדת הביקורת. ועדת הביקורת מאמינה כי לאחר חבלי הלידה ובעיות לוגוסטיות אשר רמו למספר תקלות ואי הבנות, תגובש מסגרת פעילות נאותה בין כל חברי הוועד נבחרו, לטובת הארגון שבחר בהם.

3. תלונות גורמים חיצוניים

ועדת הביקורת דנה בסוגיית תלונות של גורמים חיצוניים שונים, כמו, ספק עמו התקשר הוועד או גורמים חיצוניים אחרים שהיו מעורבים בפעילויות שונות.
מומלץ שהפניה תהיה לממונה לפניות הציבור, אשר ינתב אותה לפי העניין, אך אחד הגורמים אליהם יעביר הממונה עותק מהתלונה, יהיה ועדת הביקורת.

הוועד התבקש לדון בהמלצה זו ולקבל החלטה בנדון, אך לא הייתה התייחסות לבקשתנו.