דו"ח ועדת ביקורת - השלמה ליום 31 לדצמבר 2018
02 לינואר 2019
נמסר ע"י שמואל גלייזנר – יו"ר ועדת הביקורת.
ועדת הביקורת של ארגון גמלאי דיסקונט, מפרסמת את סיכום ממצאי הביקורת 2018 חלק 2.
בהמשך לחלק הראשון, אשר פורסם כבר לכלל חברי הארגון, באתר ובמייל, להלן פרטים על מספר נושאים נוספים, לגביהם המתנו לתגובות הוועד לפני השלמת המסמך.
1. כללי:
ביקורת ביסודה מיועדת להציג נושאים ובעיות, אשר מחייבים התייחסות וטיפול. נושאים רבים אחרים המשקפים פעילויות חשובות של הוועד לטובת הגימלאים, מוצגים בדיווחי הוועד ואנו מקווים שחברי הארגון יודעים להעריך אותם. דוח ביקורת ביסודו מיועד להציג בעיות והמלצות טיפול, בראיה אוביקטיבית והוגנת ככל האפשר, תוך הבנה שבתהליכי ביצוע רבים עלולים להתרחש טעויות ואי הבנות, ללא כוונות זדון כמובן. פרטי הנושאים שנבדקו על ידנו, לרבות התייחסות הוועד, מובאים בסעיפים להלן:
2. תקציב:
א. פרק א' בקובץ הנהלים מטפל בהרחבה בנושא התקציב, לרבות: מקורות התקציב, סעיפי ההוצאות, אופן הכנת התקציב וביצוע בקרה תקציבית.
ב. לא ראינו בפרוטוקולים מסמכים בגין הצעה מסודרת לתקציב, דיון, או אישור.
ג. לעניין זה נציין כי בפרוטוקול ישיבת הוועד מ 7 ליוני 2018, ציין היו"ר ש"טרם נבנה תקציב גם בגלל העובדה שלא קיבלנו מההנהלה תשובה בנושא". עם זאת, ראינו דיווחים מישיבות הוועד על המצב הכספי.
ד. לאור האמור לעיל, גם אם בשלב מסויים במהלך השנה הוכן תקציב, זה היה לאחר הדיון בוועד ב 7 ליוני והצעת התקציב לא נדונה ולא אושרה בישיבות הוועד.
ה. יש להקפיד להכין לא יאוחר מינואר 2019 תקציב לשנה הקרובה, בהתאמה לנדרש בנהלים ולהביאו לאישור.
3. הוצאות נסיעות של חברי הוועד:
נבדקו מדגמית חשבונות ההוצאות של מספר חברי ועד,המתועדים בתיק בגזברות. מצאנו כי הוגשו ואושרו על פי הנהלים.
לא היו בתיק בקשות להחזר של מספר חברי ועד, נמסר לנו שהם לא הגישו בקשות החזר.
לסיכום: רשמנו לפנינו כי החזרי הוצאות של חברי הוועד יקבלו ביטוי אך ורק בתיק הוצאות אישיות שמצוי אצל הגזברית.
4. נסיעות חברי ועד ללא עלות כמלווי קבוצות חברי ארגון לחו"ל:
א. בישיבת הוועד מיום 28 למרץ החליט הוועד כי חבר ועד יתלווה, ללא עלות, לכל קבוצת גימלאים הנוסעת לחו"ל. נציין כי לאורך כל השנים ועל פי הנוהל הקיים, לא היו נסיעות כאלה.
ב. לאחר שמספר טיולים לחו"ל בוצעו על פי החלטה זו, הופסקו נסיעות חברי ועד, זאת על רקע פסיקה משפטית בנדון, שקבעה שזו טובת הנאה (גם הוועד הארצי הפסיק בהתאמה).
ג. נוכח מדריך של חברת נסיעות בכל קבוצה מאורגנת הנוסעת לחו"ל, אשר מחובתו לדאוג לכל הפעילויות של הקבוצה. תוספת מלווים ללא עלות, מייקרת את הטיול בהתאמה למשתתפים אחרים (לפעמים ספקי השירותים מודיעים כי התחשיב שלהם מבוסס על כך, שעבור מכסה מסוימת של נוסעים יונפק כרטיס חינם, אך אם מודיעים להם חד משמעית שאין חינם, מוזילים המחיר).
ד. בדיון בנושא, ציינו חברי הוועד ארועים בלתי נעימים שקרו בנסיעות, אשר התערבות חבר ועד מלווה סייעה לפתרונם. בהקשר זה ציינה ועדת הביקורת כי אם אכן יש צורך במלווה נוסף מטעם הארגון, ניתן לאתר בקרב הגימלאים עשרות רבות של אנשים בעלי נסיון בטיולים. בתשובה, ציין הוועד כי לחבר ועד יש סמכויות עדיפות ויכולת לקבל החלטות.
ה. ועדת הביקורת רשמה לפניה את הסברי נציגי הועד, אך לדעתה הפסיקה המשפטית שראתה בכך טובת הנאה (לכאורה לפחות), תואמת יותר למציאות ואסורה על פי תקנון הארגון.
ו. עם זאת, אנו סבורים כי מגיע לעוסקים בפעילות ציבורית ומשקיעים בכך מאמץ ושעות, הערכה הוגנת. לדוגמא: לפעילי "אוזן קשבת" מאורגן, אחת לשנה, יום גיבוש מתקציב הוועד, וזו לדעתינו פעילות מבורכת.
לדעתנו, מן הראוי להרחיב זאת לחברי הוועד וגם לחברי הוועדות השונות, אשר מונו על ידי הוועד או האסיפה הכללית.
5. מועדון הגימלאים - ניהול וארגון:
א. נושא זה לא הופיע בתוכנית הביקורת השנה, אך קיבלנו העתקי תלונות שהועברו לביקורת הפנימית, לגבי ארועים לא נעימים בבניין. אנו מאד מקווים שארועים אלה יבדקו בהקדם על ידי הביקורת הפנימית, תבדק תקפות העובדות והנסיבות ויופקו לקחים במידת הצורך.
לעניין זה הבהיר הועד כי: מותרת במועדון כל פעילות, גם אם היא מנוגדת למדיניות הוועד או מיועדת להביע מחאה על מעשים או מחדלים, כאשר היא מתנהלת בצורה מכובדת.
ב. המלצנו כי עניין הקצאת חדר בתיאום מראש או אד-הוק (כאשר מגיעים אנשים למועדון), תנוהל בפועל על ידי העובדים הקבועים במועדון. הוועד הבהיר כי יסמיך את אחד העובדים הקבועים לטפל בהקצאת חדרים. לדעת הוועד - על יו"ר הוועדות השונות לתאם זאת מראש. לדעתנו, ניתן גם להשתדל להיענות לפניות של חברי ארגון המגיעים למועדון, ואשר לא תואמו מראש.
ג. במצב הקיים, מוקצה לגימלאים האולם הגדול בקומה העליונה, כאשר החדרים האחרים מאוישים על ידי חברי הוועד ועובדי המשרד. אנו ממליצים לעשות מאמץ כדי שלפחות אחד מהחדרים יוקצה לגימלאים, אשר ישמש מקום נוח לפגישות, ואפשר יהיה להתקין שם (נוסף למצוי באולם הגדול) מחשבים עם אינטרנט, משחקים נוספים וטלוויזיה בכבלים.
6. סקירת פעילות הקרן לעזרה הדדית:
א. התרשמנו מאד לטובה מפעילות הקרן כפי שתוארה לנו ומתהליכי העבודה והבקרה אשר יושמו. דוח מפורט הועבר לוועד. להלן תמצית:
בנק דיסקונט מעביר בשנים האחרונות סך של 338,400 ₪ לשנה. התמיכות לגימלאים בשנים 2016 ו-2017, הסתכמו בסך 505,880 ₪ ו 464,860 ₪ בהתאמה. ההפרשים מכוסים מתיק השקעות של הקרן, שמשוערך ב 2.6 מיליון ₪ (לסוף 2017).
נמסר לנו כי כ 20 גימלאים מקבלים תמיכה חודשית של 2-1 אלף ₪ ועוד כ 15 מקבלים אחת לחצי שנה לקראת חגים, תלושי שי בסכומים דומים. בנוסף, ישנם תמיכות אד-הוק בנסיבות מיוחדות. ועדה בת 4 חברים מתכנסת כ 4 פעמים בשנה ובוחנת בקפדנות את הזכאות, בהתחשב במצב כלכלי ורפואי.
ב. בשל בעיות צנעת הפרט, התבקשנו לא לבדוק את תיקי הזכאים ואת תהליכי זקיפת התמיכה עבורם. נמסר לנו כי גם הביקורת הפנימית הסכימה לא לבדוק את תהליכי הביצוע בפועל.
בנסיבות אלו, אין אנו יכולים, לצערנו, לאשר שנתוני הזכאים לתמיכה עונים לכללים שנקבעו, ואין באפשרותנו לאשר כי בפועל הגיעו ההעברות לזכאים.
ג. בדיון עם הוועד לא נמצא פתרון לסוגיה זו. לדעתנו, חובה שגורם בלתי תלוי יבצע בדיקה פרטנית. האפשרויות הן: הביקורת הפנימית של הבנק, או מבקר חיצוני בלתי תלוי, או להסכים שאנחנו נבצע הבדיקה. אנו נשקול להתייעץ עם המבקר הפנימי של הבנק בנדון.
ד. לסיכום, בהתחשב בהיקף הכספי המשמעותי של פעילות זו, אנו סבורים שחשוב מאד שתבוצע בדיקה פרטנית כזו בשנת 2019.
ה. בהקשר לביקורת זו, נדון עם הוועד עניין השינוי שבוצע בנוהל, בהקשר למינויים בקרן: ועדת הנהלים קבעה בזמנו שהנהלת הקרן לא תכלול חברי ועד. וכך זה היה עד סוף 2017 (כנראה משיקולי בקרה פנימית ונראות ציבורית). נציין כי פורמלית המינוי של חברת ועד לראשות הקרן, אושר בישיבת הוועד ופעילות הוועד לגיטימית, בהתאם לסעיף 16.7 בתקנון, בו נרשם כדלקמן: "הוועד רשאי למנות מבין חברי הארגון (לרבות חברי הוועד) חברי ועדות ו/או נושאי משרה.. לרבות לשנות או לבטל...". עם זאת, מן הראוי היה, לדעתנו, בתהליך הדיון בנושא, להסביר את האמור בנוהל הקיים ומדוע מתכוונים לבצע מינוי חדש.
7. חשבונות נשף האביב:
בדקנו פירוט החשבונות וסבירותם. הובהר לנו שנתוני ההוצאה לגורמים שונים המופיעים במסמכים, הם לידיעה בלבד, בעוד שהתשלום בפועל מתבצע על ידי הגורם עמו התקשר הוועד.
סעיף הוצאה אחד נראה לנו לא סביר: הוקצו 12 עמדות רישום דיילות -לתשלום 1000 ₪ לדיילת. הוועד הבהיר כי סכום זה לא הופיע בצורה ברורה בפרוט ההוצאות, והכוונה לתשלום לדיילות ולציוד המחשבים והתקשורת הצמוד לכל עמדה.
לסיכום:
אנו מודים לוועד על ההתיחסות למסמך זה, ומקווים שהנושאים המועלים בו יזכו לתשומת לב הנאותה. במהלך שנת 2019 נבצע בדיקת מעקב לגבי אופן יישום ההמלצות שלנו.
לנוחותכם, קישור לדוח הביקורת חלק ראשון: