דו"ח ביקורת 2019

נמסר ע"י שמואל גלייזנר - יו"ר ועדת הביקורת.

דו"ח ועדת הביקורת, כפי שהוכן לקראת האסיפה הכללית שתתקיים ב 14 בנובמבר 2019.

 ועדת הביקורת בחנה השנה מספר נושאים מרכזיים. במהלך הבחינה התייחסנו גם למספר סוגיות אשר הועלו על ידנו בדוח הביקורת הקודם (2018), לדוח הביקורת הפנימית של בנק דיסקונט ולתשובות הוועד בגינו מ 27 למאי 2019 וכן למכתב רשם העמותות מ 25 ליולי 2019.

נוסח הדוח, לאחר שאושר על ידי ועדת הביקורת, הועבר בתאריך 6 לאוקטובר 2019 ליו"ר הוועד ולמזכיר הוועד, בו התבקש הוועד לדון בממצאים וההמלצות  ולהעביר לנו תגובות.

ב 29 לאוקטובר הפצנו את טיוטת הדוח לכל חברי הוועד, וציינו שאנו מודעים לכך כי חודש אוקטובר היה עשיר בחגים, אך נדרשת התייחסות דחופה בהתחשב במועד המתקרב של האסיפה הכללית.

בתאריך 4 לנובמבר התקבלו תגובות בודדות משני חברי ועד בלבד.

בתאריך 7 לנובמבר התקבלה תשובה מפורטת מריקי בכר - יו"ר הוועד.

לתשומת ליבכם: שילבנו בסייפא של כל אחד מסעיפי הביקורת להלן, את תשובת יו"ר הוועד, כלשונה.

חשוב להבהיר: ועדת הביקורת התרשמה כי נושאים חשובים כמו התקשרויות וניהול ארועים, התנהלו באופן תקין. כך גם חשבונות ההוצאות האישיות של חברי הוועד. בנוסף ,חלו שיפורים חשובים (אך לא מספיקים) בכל הקשור לניהול הישיבות ושקיפות המידע לחברי הוועד. עם זאת, ניהול תקין מחייב תשומת לב משמעותית למספר נושאים עקרוניים המופיעים בהמשך.

להלן פרטי הממצאים וההמלצות:

1.  כספי  ההסדר (הפניקס)

ועדת הביקורת המליצה בדוח מ 2018 להקפיא את הכספים ולהעלות את הנושא באסיפה הכללית להצבעה. זו היתה גם דעתו של חבר ועד אחד. הפניות לא נענו.
מעשית, יתרת כספי ההסדר הוקפאה בפועל עד לסוף הקדנציה (למעט סך מיליון ₪ הוצאה, עליה הוחלט ב 2018)

המלצות דומות היו בדוח הביקורת הפנימית של הבנק: דרישה לדון ולהחליט בנדון באסיפה הכללית, בליווי יעוץ משפטי. המבקר הפנימי גם הדגיש כי לא הוצגה לו חוות דעת משפטית עליה התבססה טענת הוועד, כי חלוקת הכספים הינה עבירה על חוק העמותות.

לנושא זה התייחס גם רשם העמותות (בסעיף 4 במכתבו מ 25 ליולי). במכתבו, ציין הרשם כי על פי הפרוטוקול של האסיפה הכללית מ 6 לינואר 2019, הנושא הוצג על ידי מזכיר הוועד אשר הבהיר כי לא ניתן לחלק הכספים, אך שיפעל לחוות דעת משפטית נוספת. הרשם הודיע כי בנסיבות הקיימות, הוא לא מצא לנכון להמשיך ולבחון את העניין.

בתשובת הוועד מ 27 למאי 2019, לדוח הביקורת של בנק דיסקונט, הודיע הוועד כי הוא פנה אל רשם העמותות כדי לבחון דרכים נוספות לשימוש בכספי ההסדר, וציין כי התקבלה לאחרונה תשובה במשרדי הוועד מהרשם אשר  נבחנת.

בפרוטוקול ישיבת הוועד מ 30 למאי 2019 צויין גם כי התקבלה תשובה מהרשם, אך סרבו להציגה לחברי הוועד. עם זאת, באותה ישיבה אמר יו"ר הוועד כי לרשם העמותות אין בעיה לחלק את הכסף, אך הבעיה היא בעיית מס ואולי כדאי להעביר את הכסף להנהלה דיסקונט כדי שיחלקו.

לסיכום: חלפו חמישה חודשים ממועד התשובה של רשם העמותות, ומן הראוי להעביר את תשובת הרשם לידיעת כל חברי הארגון, ולהציג מתווה מסודר לטיפול בבעיה, באסיפה הכללית.

*תשובת יו"ר הוועד לסעיף זה: 

א. בשנת 2018 ועד הגימלאים התכנס ובהשתתפות כל חברי הוועד הוחלט, פה אחד, להעביר סך של 1,000,000 ₪ לשנים 2018 עד 2019, לרווחת כלל חברי הארגון. כאמור, ההחלטה התקבלה פה אחד על ידי כל חברי הוועד.

ב. בנוסף, פנינו לקבל חוות דעת של עו"ד בת שבע אדיב, שקבעה כי הכספים הללו ישמשו לטובת רווחת כלל חברי הארגון ופעילותם.

ג. לשון ההסכם שמכוחו קיבלנו את הכספים, גם היא מצביעה על כך שיש להשתמש בכספים הללו לרווחת הגימלאים.

ד. לאור האמור לעיל, ביצענו את החלטת הוועד משנת 2018 ואנו מאמינים שהוועד שייבחר, יפעל לקבל החלטות בעניין כספים אלו לרווחת הגימלאים.

ה. הוועד שייבחר יצטרך להתייחס גם לגבי סוגיה זאת.

***

2. האסיפה המיוחדת ב 3 לינואר

2.1 הרקע לאסיפה היה סרוב הוועד להוסיף את נושא ההסדר הכספי לסדר היום (לדיון והחלטה) לאסיפה הכללית שנקבעה ל 6 לינואר 2019. נציין כי על פי התקנון הקיים, הוועד קובע בלעדית את הנושאים לסדר היום, כך שלמעשה הוא יכול לסרב לבקשות של גורמים שונים להוסיף נושאים לסדר  היום.

2.2 לדעתם של הביקורת הפנימית של בנק דיסקונט וגם של רשם העמותות, על הוועד היה להסכים לשלב את הנושאים בסדר היום. הרשם גם הבהיר כי הפעילות של הוועד כנגד האסיפה המיוחדת "ניראית על פניו כהתנהלות לקויה".

2.3 הרשם בחן גם את התלונות על התנהלות האסיפה (טענות על זיופים, ליקויים בספירה, ביטול בלתי מוצדק ועוד), כל זאת מול הבהרות והסברים של ועדת הבחירות ו- ועדת הביקורת (לרבות נתוני ספירה שהועברו אליו על ידי ועדות הבחירות והביקורת), והבהיר שרשם לפניו את ההסברים המפורטים ולא מצא לנכון להמשיך לבחון את הטענות.

2.4 עלות האסיפה הייתה 133 אלף ₪ (בזה תשלום עבור 560 משתתפים, כולל כ 12 אנשים שסייעו לקיומה ואינם חברי ארגון).

2.5 מעשית, באם חוקיות האסיפה הייתה מאושרת, ההחלטה האופרטיבית בה היתה יכולה להיות "לחלק את כספי ההסדר (הפניקס)", אך לא הוצג כרקע לאסיפה מתווה וגיבוי משפטי נאות למימוש ההחלטה, כך שבכל מקרה הייתה, להערכתנו, הצהרתית בלבד והייתה נדרשת עבודת מטה מסודרת למימושה (לרבות גיבוי משפטי ואישור הרשם).

2.6 לסיכום, לדעתנו יש להפיק מאירוע זה את הלקחים הבאים:

א. על פי התקנון בגירסתו הקיימת, שמורה לוועד הסמכות לקבוע סדר יום ונושאים להצבעה באסיפה הכללית.
ועד שמגלה חוסר רגישות לבקשות, גורם לעיתים למשקעים ותיסכול מיותר,  ולדעת הרשם הוא פועל באופן בלתי הולם. חשוב לקבוע לפחות בנהלים, כללים מחייבים גמישים יותר בנדון.

ב. לדעתנו, העלות המשמעותית של האירוע ב 3 לינואר 2019, הייתה נחסכת באם הוועד היה מוכן לדון בנושא באסיפה הכללית ב 6 לינואר. עם זאת, לדעתנו, בנסיבות שנוצרו ייתכן ויוזמי האסיפה היו צריכים לשקול את קיומה.

*תשובת יו"ר הוועד לסעיף זה

א. אנו חושבים כי יוזם ו/או יוזמי האסיפה פעלו בניגוד להחלטת הוועדה משנת 2018 אשר התקבלה פה אחד על ידי כל חברי הוועד. ויש להאשימם בנזק הכלכלי שנגרם לארגון בגין אסיפה כושלת זאת. זאת אומרת אין להטיל לפתחו של הוועד את האחריות לאסיפה כושלת זאת שהייתה בניגוד להחלטות קודמות של הוועד.

ב. מהות האסיפה שהתבקשה הייתה חלוקת כספים אשר לא ניתנת לביצוע בהתאם להסכם שנחתם בין הוועד הארצי לבין וועד הגמלאים.

ג. חוק העמותות לא מאפשר את חלוקת הכספים כפי שהתבקשה על ידי יוזמי האסיפה, היות והוועד שומר חוק לא יכולנו לתת ידינו למהלך שכזה.

***

3. ניהול שוטף

3.1 ישיבות הוועד ועדכון נושאי דיון

א. על פי התקנון נדרשת ישיבת ועד אחת לחודש. בדוח שלנו לשנת 2018 הערנו על  ליקויים בנדון (הנושא גם קיבל ביטוי בתלונות שהגיעו אלינו מחבר ועד).
בביקורת מעקב שערכנו השנה, נסקרו מועדי ישיבות ועד הגימלאים. למעט חודשים פברואר ויולי 2019 התקיימו ישיבות אחת לחודש לפחות, כנדרש  בתקנון.

ב. לא ראינו שמנהלים ספר החלטות כנדרש על פי הנוהל, ולא מצויינים לוחות זמנים ליישום החלטה ופרטי הסטטוס שלה. מעשית החלטות הוועד מפורטות רק בפרוטוקול הישיבה.

ג. במהלך התקופה הגיעו אלינו תלונות כי לא מקפידים לשלוח לחברי הוועד פירוט הנושאים שעל סדר היום וחומרי רקע מתאימים. עניין זה קיבל ביטוי גם בסעיף 1.2 בדוח הביקורת של בנק דיסקונט.
לצערנו, היו לאורך שנה זו מספר מקרים בהם חומר חשוב לא הופץ לפני הדיון בישיבות הוועד, כמו למשל נושא פרטי תקציב, תשובה מ 27 למאי לדוח הביקורת של בנק דיסקונט ועוד.
יש להימנע ממקרים אלה בעתיד.

ד. נציין כי ליקויים אשר  מצאנו בעבר במספר  נושאים  התנהלו ,ב 2019 באופן נאות, בזה:רישום פרטי  סדר יום  בפרוטוקולים של ישיבות וועד, אישור פרוטוקול  קודם  ריכוז החלטות שנתקבלו  ונתונים על הצבעות בנושאים רלוונטיים.   

3.2 פרוטוקולים של אסיפות
בסעיף 2  בדוח הביקורת הפנימית הייתה התייחסות לסוגיית האישור של פרוטוקולי  האסיפות הכלליות  מ 3 ו 6 לינואר. בנספח לתשובת הוועד לדוח (מיום 27 למאי) צורפו פרוטוקולים של שתי הישיבות.
אנו מבקשים להפיצם לכלל חברי הארגון ולפרסמם באתר.

*תשובת יו"ר הוועד לסעיף זה

א. ישיבות הוועד מתקיימות אחת לחודש כדין.

ב. מתקיים בפועל ספר החלטות, כאשר כל החלטות הוועד מפורטות בפרוטקול שנשמר במשרדי הוועד. הוועד בישיבה לאחר מכן מאשר אותם. כך למעשה כל החלטות הוועד מתועדות ואנו עומדים בכל המועדים שנקבעים בהחלטות הוועד.

ג. אנו שולחים הזמנה לכל חברי הוועד, לפני כל ישיבת הוועד. להזמנה מצורף סדר יום ובו הפרטים על הנושאים שיידונו בישיבה.

ד. אנו מציגים בישיבת הוועד את כל החומר הרלוונטי לקבלת החלטה על ידי חברי הוועד.

ה. במקרים שיש חומרים בידינו לפני הישיבה, אנו מציגים את החומר לחברי הוועד עוד טרם הישיבה. וכך נעשה גם בעתיד.

ו. התנהלותנו בנושא זה הנה תקינה לחלוטין, כפי שאתה כתבת בסעיף 3.1 (ג) לדוח ולכן אינני מבין מדוע אתה כולל טענות אלה שוב.

ז. פרסמנו באתר ארגון גימלאי הבנק את התמלול של האסיפה מיום 6.1.2019.

***

4. גישה למידע

4.1  גישה למידע על ידי חבר ועד

גם השנה קיבלנו מספר תלונות מחבר ועד, על שמנעו ממנו גישה וקבלה של חומר. הדרישות לא נענו על ידי מזכירות הוועד למרות פניתנו בנדון בזה: פנקס חברים, טיוטת דוח ביקורת, התכתבויות עם הרשם, תשובה לדוח הביקורת  ועוד.
תלונות בנדון הועברו גם לביקורת הפנימית של דיסקונט (אשר לא התייחסה לכך בדוח שלה) ולרשם העמותות, אשר התייחס לכך בסעיף 10 במכתבו מיום  25 ליולי.
הרשם הדגיש כי על פי סעיף 35 (ב) לחוק העמותות, כל חבר ועד, או חבר ועדת ביקורת, או רו"ח הארגון, רשאים לעיין בכל עת וללא תנאי, בכל חומר  הדרוש למילוי תפקידם .

לסיכום: יש להעביר את כל המסמכים הנדרשים לחבר הוועד שביקש אותם ולאשר לרשם העמותות שזה בוצע.

*תשובת יו"ר הוועד לסעיף זה:

הטענה איננה נכונה. העברנו כל מסמך לכל חבר ועד שביקש זאת.

***

4.2  גישה למידע לחברי הארגון

החוק מאפשר לכל חבר ארגון, לעיין ברשימת כל החברים ופרטים אישיים בסיסיים (שם, כתובת, מספר זיהוי). מודגש כי זכותו של כל חבר גם לצלם ולהעתיק את הרשימה (לרבות על אמצעי מגנטי). לאור זאת, כל איסור לגישה למידע זה לחבר ארגון, לרבות המציג מועמדות לבחירות סותרת לדעתנו את האמור בחוק.

עניין זה הודגש במכתבו של הרשם מ 25 ליולי: הוא ציין כי על פי סעיף 39 (א) של חוק העמותות, חבר ארגון רשאי לקבל מידע זה ללא צורך בהנמקה.

לסיכום: יש לפעול על פי הוראות החוק. אפשר לשקול בעתיד הגבלות  באישור האסיפה הכללית בלבד.

*תשובת יו"ר הוועד לסעיף זה:

נושא זה יטופל ע"י הוועד שיבחר.

***

5. שימוש  במידע

5.1 יש להבחין בין הזכות לקבל מידע לבין זכות השימוש בו:
לצערנו, אין הבהרות ברורות בחוק לגבי זכות השימוש וההפצה של המידע שהגיע כחוק לחבר ארגון או חבר ועד. למשל, לא סביר שהזכות על פי החוק של כל חבר ארגון לקבל את רשימת כל החברים (שמות כתובות ומספרי זיהוי), מאפשרת להפיץ את הרשימה לגורם  מסחרי או אחר.
באותה מידה די ברור כי לחבר ועד אסור להפיץ או לפרסם מידע שהגיע אליו  בתוקף תפקידו, אשר יש בו פגיעה בפרטיות או בעסקי הארגון או מידע חלקי מגמתי.

5.2 קיימים מקרים גבוליים:
כמו למשל המקרה בו דוח הביקורת הפנימית של בנק דיסקונט, נמסר בישיבת הוועד במאי 2019 לכל חברי הוועד. באותה ישיבה ביקש יו"ר הוועד לא להפיץ הדוח ואף הבהיר כי הוכנה תשובה לממצאים המופיעים בו. למרות בקשה זו, חבר ועד אחד הפיץ הדוח ביוזמתו, ובהמשך פרטיו פורסמו בפורום שהוא מנהל.                                                               

ספק באם המהלך המתואר לעיל (של הפצת דוח הביקורת) תקין מהסיבות הבאות:
- האם הפצת מסמך דוח הביקורת בפורום פרטי בפייסבוק של חבר ועד, הוא שימוש במידע לצורך מילוי תפקידו של חבר ועד?
- יו"ר הוועד ביקש במפורש לא להפיץ.
- הוועד אינו חלק מהפורום הפרטי הנדון, ועקרונית הוא נמנע מלהגיב על המתפרסם שם.
- הוועד הודיע שהוא יגיב על הדוח, כך שתמונה הוגנת רלוונטית היתה אפשרית רק לאחר ליבון הנושאים וקבלת תגובות ולא בעיתוי שפורסם.

5.3 לסיכום:

אנו סבורים שפרסום דוחות ביקורת ופרוטוקולי ישיבות לכלל חברי הארגון  הוא מהלך נכון, המוכיח שקיפות וחוסך שמועות וחצאי אמיתויות של גורמים אינטרסנטיים.

אנו סבורים כי יש לגבש כללי אתיקה לפרסום ברבים, לרבות שמירה על פרטיות והקפדה שהמידע שלם, בדוק ומאוזן, כולל תגובות ויכולת תגובה. כן רצוי וכדאי שיופץ פורמלית על ידי הוועד.

לא בטוח שפרסום והפצת מידע בפייסבוק פרטי, המנוהל על ידי חבר ועד -  של מידע שהגיע לידיו לצרכי עבודתו, עונה על כללי אתיקה נאותים במיוחד, כאשר התבקש במפורש שלא לעשות זאת.

*תשובת יו"ר הוועד לסעיף זה:

א. אנו פועלים על פי החוק.

ב. חבר ועד אחד השתמש בחומרים שקיבל, בהיותו חבר ועד, כדי להפיצם כנגד העמותה בכוונת מכוון, וזאת מטעמים פוליטיים.

ג. הוועד שייבחר ייצטרך לדון ולקבוע כללים לגבי נושא הפרסום והפצת מידע.

***

6. ארגון וסבסוד אירועים

נושא זה נבחן על ידנו גם ב 2018.
היו בנדון גם הערות לא מעטות של המבקר הפנימי של בנק דיסקונט (סעיף 4 בדוח הביקורת שלו). בנוסף, בסעיף 9 במכתבו של הרשם לארגון מ 25 ליולי,   התבקש הוועד להבהיר האם הוא מקיים את ההחלטה בדבר הפסקת מימון השתתפותם של חברי הוועד ובנות זוגם, על חשבון הארגון בטיולים ונופשים. הרשם הדגיש את המשמעויות החוקיות של העניין.
על רקע כל האמור לעיל, נבחן הנושא השנה.

6.1 פרטים על התקשרויות שנבדקו
- נשפי האביב (14-13 למאי) סבסוד של כ 800 אלף ש"ח
- יום האישה (סבסוד כ 225 אלף ₪)
- אסיפות 3 ו 6 לינואר  2019(עלות האסיפה של 6 לינואר נזקפה למאזן 2018)
- 8 מחזורי טיול לחברה הבדואית (סבסוד 45 ₪ לאדם)
- 2 טיולי אוהבי לכת (סבסוד 50 ₪ לאדם)
- מלונות (ללא סבסוד)
בהקשר לכך נציין כי מן הראוי היה לדאוג בחוזרים השונים, לתת גילוי נאות לגבי גובה הסבסוד, כפי שהמליצה הביקורת של בנק דיסקונט.

6.2. הערכת תהליכי ההתקשרות
מצאנו תהליכים מסודרים של בקשות להצעות ממספר ספקים, לפי העניין. התקשרויות והסכמים מפורטים בהקשר לארועים, לרבות החלטות רלוונטיות בישיבות הועד. להערכתינו יש בכך גם מענה לדרישות הביקורת הפנימית של בנק דיסקונט.

עם זאת, נציין כי ההתקשרות עם "לאן" בהקשר לנשפים ויום האישה, כללה גם תשלום עמלה של 10 אחוז על כלל העלויות. רצוי לבחון בעתיד סבירות תשלום זה.

6.3. סבסוד חברי וועד ובנות זוגם
מצאנו כי בהתאם להחלטת הוועד, חברי הוועד ובנות הזוג ישתתפו ללא עלות בארועי יום האישה והנשפים. בנוסף, בטיולים בארץ חבר וועד שיהיה אחראי על הטיול, לא ישלם.
כלומר, תגמול חברי ועד ובני זוגם, היה בהיקף מצומצם. עם זאת, יש להתעמק בהנחיות הרשם (במכתבו מ 25 ליולי) כי סבסוד חברי ועד עשוי להעיד בעקיפין על חלוקת רווחים ויש לפעול, לדבריו, בכל הקשור לגמול לחברי ועד  על פי תקנות העמותות מ 2009.
נוסיף ונציין כי המבקר הפנימי של בנק דיסקונט דרש (סעיף 4.3 בדוח הביקורת), כי במקרים בהם מחולק תגמול, יש לחייב את מקבלו בשווי ההטבה.
לא ראינו תגובה של הוועד לדרישה זו או חוות דעת משפטית, המסדירה את תקפות התגמולים אשר הוחלט עליהם.

6.4. ארועים המשרתים רק חלק מחברי הארגון
ועדת הביקורת המליצה עוד בינואר 2018 לבחון ביצוע פעילויות שישרתו קבוצות גדולות של חברים, אשר מסיבות שונות לא משתתפים בפעילויות  השוטפות המאורגנות אשר הוועד מציע (כ 75 אחוז לפחות על פי ההערכות).
נושא זה קיבל משנה תוקף, כאשר הוחלט להשתמש במיליון ₪ מכספי ההסדר (הפניקס), לסבסוד נשפים ויום האישה.
בעניין זה היו גם טענות של נציגת מחוז הצפון וחבר ועד נוסף, ושל הביקורת הפנימית של בנק דיסקונט, והופיע גם במכתב הרשם לוועד מ 25 ליולי (סעיף 3), אשר ביקש הבהרות בנדון ואף ציטט את דרישת ועדת הביקורת בנדון.

מעשית, הפעילויות של הוועד הנוכחי היו דומות במהותן לאלו של ועדים רבים קודמים (למעט שימוש במשאבים חריגים - כספי הסדר - שלא היו בעבר).
בסקירת הדיונים של ישיבות הוועד, לא ראינו נסיון או חשיבה יצירתית כדי לתת מענה נאות לשוויון בסבסוד. לא ראינו שנעשו נסיונות ליצור קשרים עם אוכלוסיות שונות ,כדי לנסות להבין צרכים שלהם. לא ראינו גם תשובה או הסבר נאות בנדון לרשם או לביקורת הפנימית של דיסקונט.

* תשובת יו"ר הוועד לסעיף זה

א. הוועד לא משלם דבר ולא מממן את ההשתתפות בפעילויות של חברי הוועד. מדובר בטענה לא נכונה.

ב. הוועד אכן מסבסד פעילויות רבות עבור הגימלאים ואנו סבורים כי זה תפקידנו וחובתנו. הסבסוד כולו מפורסם כל שנה בדוח רו"ח, לרבות העלויות, גובה הסבסוד ועוד.

ג. בהתייחס לסעיף 6.2 למכתבך, אכן אנו מקיימים תהליכים מסודרים של בקשות להצעות ממספר ספקים. במסגרת זאת בדקנו גם את העלות הכוללת של המוצר ו/או השירות שאנו צורכים. במסגרת ההצעה נבחנים כל מרכיביה, לרבות העמלה ובוחרים את ההצעה הטובה ביותר.

ד. אין סבסוד לחברי הוועד ולכן העדר הסבסוד לא יכול להחשב "כחלוקת רווחים".

ה. במענה לסעיף 6.4 נציין כי:

1. אנו מעוניינים כי כל הגימלאים ייקחו חלק בכל פעילויות הוועד.
2. אנו עושים כל שאנו יכולים בכדי להגדיל את מעגל המשתתפים בפעילויות הוועד.
3. עובדה כי בנשף אביב 2019 השתתפו כ- 2000 לעומת כ- 500 איש בשנת 2017.
4. אנו נמשיך ונעשה כל מאמץ שכל הגימלאים ייהנו מפעילות הוועד.

***

7. מינוי בעלי תפקידים

7.1  יועץ משפטי
התקנון מחייב מינוי יועץ משפטי. בעניין זה קיבלנו תלונות מחבר ועד. הנושא נדון במספר ישיבות הוועד והופיע גם בדוח הביקורת של בנק דיסקונט (סעיף 10.1) ובתגובת הוועד לדוח (מ 27 למאי). לשאלות שנשאלו בנדון בישיבות הוועד, נמסר כי מסתייעים ללא תמורה במשרד עו"ד בני כהן, בידיעה והסכמת הוועד הארצי, אשר עו"ד כהן משמש גם יועץ משפטי שלהם.

רק ב 30 למאי 2019 אושרה פורמלית ההתקשרות עם משרד עורכי דין זה (לדרישת האישור לא צורפו מסמכים לגבי מהות הסכם ההתקשרות ותנאיו).
מעשית לא נחתם הסכם בנדון עם אותו משרד עורכי דין.
הוועד הדגיש בתשובתו למבקר הפנימי מ 27 למאי כי "אין ולא יכול להיות כל קשר בין הייעוץ המשפטי שניתן לוועד הארצי לבין זה שניתן לעמותת הגימלאים". בתלונה ששלח חבר ועד לוועדת הביקורת, צויין כי יש טעם לפגם וניגוד עניינים  שאותו משרד עורכי דין ייצג את ארגון הגימלאים ואת הוועד הארצי, דעה דומה  הביעה הביקורת הפנימית של בנק דיסקונט (ראה סעיף 10.1 בדוח הביקורת).

בישיבת הוועד באוגוסט 2019 הודיע מזכיר הוועד שהוחלט לפנות לעו"ד שי גלילי, למתן שירותי ייעוץ משפטי עד תחילת 2020 בתעריף של 2000 ₪ לחודש.

לסיכום: לאור כל האמור לעיל, אנו סבורים כי פעילות הוועד בנושא זה לא הייתה תקינה לאורך הקדנציה, ולא נותר אלא לברך כי לקראת סופה החל לפעול בצורה נאותה, עם ההתקשרות עם משרד עו"ד שי גלילי.

* תשובת יו"ר הוועד לסעיף 7.1

א. משרד עו"ד בני כהן הוא משרד גדול, רציני ומכובד.

ב. משרד בני כהן נותן שירותים לוועד הארצי.

ג. לא נפל פגם כל שהוא בקשר שניהל הוועד עם עו"ד בני כהן.

ד. לפיכך עמדתכם בעניין משרד עו"ד בני כהן איננה מקובלת עלינו כלל ועיקר.

***
7.2. רואה חשבון מבקר

תפקיד זה מבוצע שנים רבות על ידי רו"ח גימלאי הבנק, חבר  ארגון, המקבל שכרו מבנק דיסקונט. בסעיף 9.2 בדוח הביקורת הפנימית של בנק דיסקונט הועלו מספר תהיות בנושא:
- האם חבר עמותה רשאי לקבל כספים מהעמותה, הן ישירות והן בעקיפין בגין שירותים לעמותה?
- ועדת האתיקה של לשכת רו"ח קבעה כי חבר עמותה מנוע מלשמש מבקר חיצוני.
- מינוי רו"ח וקביעת שכרו צריכים להתבצע על פי חוק העמותות באסיפה הכללית השנתית.
- יש לעגן בתקנות הארגון את עניין המינוי וההתנהלות מול רו"ח המבקר.

בתשובה לביקורת הפנימית מ 27 למאי, לא התייחס הוועד לעניין, אך בגוף דוח הביקורת התחייב לטפל בנושא עד סוף 2019

לעניין זה אנו ממליצים כדלקמן:
לכלול נושא זה בסדר היום לאסיפה הכללית הקרובה (לרבות מינוי וקביעת שכר). על פי הנחיות רשם העמותות יש גם לעדכן על מועמד מוצע, לפחות 7 ימים לפני האסיפה הכללית.  

*תשובת יו"ר הוועד לסעיף זה

א. רו"ח ישראל טיר הודיע לנו כי הוא מבקש לסיים את תפקידו ביום 31.12.2019.

ב. הוועד החליט על מינוי רו"ח אחר, אשר יועלה לאישור באסיפה הכללית ביום 14.11.2019.

***

7.3 נציב תלונות הציבור

בדוח הביקורת שלנו מ 2018 התייחסנו לעניין מינוי נציב תלונות הציבור,  וביקשנו לפרסם לחברים את נוהל העבודה בנדון ואת דרכי ההתקשרות עמו. לעניין זה התייחסה גם הביקורת הפנימית של בנק דיסקונט (סעיף 10.2   בדוח). נציין כי וידאנו כי בוצע פרסום נאות של דרכי ההתקשרות עמו באתר הארגון.

אנו חוזרים על המלצתינו לפרסם באתר וגם בחוזר, את נוהל העבודה מולו, לרבות נושאים לגביהם ניתן לפנות אליו ואת חובותיו במתן מענה. כדאי  מאד גם לאמץ נוהל מקובל בעמותות, לפיו באסיפה הכללית מדווח הנציב על פעילותו.

*תשובת יו"ר הועד לסעיף זה:

הוועד שייבחר יתייחס לנושא נציב תלונות הציבור. נציב תלונות הציבור כיום הוא רו"ח ישראל טיר.

***

8. חשבונות הוצאות חברי ועד

בוצעה בדיקה מדגמית של בקשות החזר הוצאות חברי הוועד. מצאנו כי תאמו  את הנהלים והתעריפים.

9. הערה כללית:קשר בין ארגון גימלאי דיסקונט, לביקורת הפנימית של בנק דיסקונט

על פי חוק העמותות, חובה למנות מבקר פנימי בכל ארגון במחזור מעל 10 מיליון ₪, ואופציונלי בארגונים אחרים (כמו שלנו). תפקידי מבקר פנימי מוגדרים בצורה ברורה בחוק, ועבודתו מתבצעת לפי תקני ביקורת פנימית מקובלים, לרבות מחוייבות כלפי ועדת ביקורת.
אין קשר בין האמור בחוק לבין עבודת הביקורת הפנימית של בנק דיסקונט  בארגון. הפעילות לא תואמה עם ועדת הביקורת וממצאי הביקורת והטיוטות לא נדונו עם ועדת הביקורת.

מעשית, אין בתקנון כל איזכור לגבי סמכות בנק דיסקונט לבצע ביקורת בארגון, או מחויבות כלשהי של הארגון לגבי פעילות זאת. באותו עניין אין שום מחויבות של הביקורת הפנימית של בנק דיסקונט להגיב או להתייחס לתלונות שהועברו אליה על ידי חברי הארגון.

למרות האמור לעיל, אנו סבורים שהנכונות של בנק דיסקונט להקצות משאבים בביצוע ביקורת, היא חיובית ביותר והדוח שהוגש הכיל נושאים רבים וחשובים, לגביהם גם התייחסנו בסעיפי מסמך זה.

לסיכום, מומלץ לגבש בכתב הסדר עם בנק דיסקונט, לגבי נושא הקשר מול הביקורת הפנימית, לגבש נוהל מוסכם, ובהמשך מומלץ לבצע שינויים בתקנון, בהתאם.

*תשובת יו"ר הוועד לסעיף זה

הוועד הנבחר יצטרך לשקול את נושא הממשק מול הביקורת של הבנק.